1. لوحة فواتير المبيعات ومؤشرات الأداء (KPIs)
تتيح شاشة إدارة الفواتير (المسار: admin/sales/invoices) رؤية فورية لكافة الفواتير الصادرة مع شريط مؤشرات الأداء الحية:
- غير مدفوعة (Unpaid): فواتير صادرة ولم يُسدد منها أي مبلغ.
- مدفوعة جزئياً (Partially Paid): فواتير تم تسجيل سداد جزء من قيمتها مع وجود رصيد متبقٍ.
- متأخرة (Overdue): فواتير تجاوزت تاريخ الاستحقاق المحدد دون سداد كامل.
- مدفوعة بالكامل (Paid): فواتير تم تحصيل قيمتها بالكامل وإقفال رصيدها.
- مسودة (Draft): فواتير قيد الإعداد لم تُعتمد بعد أو لم تُرسل للعميل.
- ملغاة (Cancelled): فواتير تم إلغاؤها لأسباب إدارية دون حذف قيدها من السجل.
2. خطوات إنشاء فاتورة مبيعات جديدة
اختيار العميل وتعبئة العناوين
حدد العميل من القائمة المنسدلة؛ سيقوم النظام تلقائياً بتحميل عنوان الفوترة والشحن، العملة الافتراضية، والشروط الائتمانية المسجلة.
تحديد التواريخ وطرق الدفع المقبولة
حدد تاريخ إصدار الفاتورة وتاريخ الاستحقاق (أو اختر من الشروط المسبقة: الدفع الفوري، 15 يوماً، 30 يوماً، إلخ)، وحدد طرق الدفع المسموح للعميل استخدامها.
إضافة بنود الأصناف والخدمات
اختر الأصناف من الدليل، وحدد الكمية وسعر الوحدة، ونسبة الضريبة المطبقة، مع إمكانية إضافة خصم مخصص لكل بند بشكل مستقل.
ضبط الخصم العام وشروط الفاتورة
حدد نوع الخصم العام (قبل الضريبة أو بعد الضريبة)، وأضف ملاحظات العميل والشروط والأحكام، ثم اضغط على حفظ أو حفظ وإرسال.
3. الخصائص والعمليات المتقدمة في فواتير المبيعات
- دمج الفواتير (Merge Invoices): عند اختيار عميل لديه فواتير مسودة أو غير مدفوعة، يتيح النظام خيار دمج كافة البنود في فاتورة واحدة شاملة لتسهيل المطالبة.
- فوترة المصروفات (Bill Expenses): تحويل المصروفات المسجلة القابلة للفوترة والمرتبطة بالعميل مباشرة كبنود داخل الفاتورة.
- إذن تسليم البضاعة (Delivery Slip): إصدار إذن تسليم رسمي من المستودع لمطابقة الكميات المسلمة فعلياً للعميل.
- إذن مردودات المبيعات (Goods Return): تسجيل إرجاع بضاعة تالفة أو مرتجعة وربطها المباشر بمخزون المستودع.
- إيقاف تذكيرات التأخير (Pause Overdue Reminders): إيقاف إرسال رسائل البريد التلقائية للمطالبة مؤقتاً لحسابات خاصة.
4. معاينة الفاتورة وتسجيل التحصيل وتطبيق إشعارات الدائن
من داخل بطاقة معاينة الفاتورة، يمكنك تنفيذ الإجراءات المالية التالية:
- تسجيل دفعة (Record Payment): تسجيل سداد كامل أو جزئي مع تحديد الخزينة/الحساب البنكي، رقم المعاملة، وخيار إرسال إيصال السداد للعميل تلقائياً.
- تطبيق إشعار دائن (Apply Credits): خصم رصيد دائن متاح للعميل من إجمالي قيمة الفاتورة لتسوية المستحقات دون حركة نقدية.
القيود المحاسبية والأمان (Accounting Safeguards)
حماية الحذف: يمنع النظام تماماً حذف أي فاتورة مبيعات تم تسجيل دفعات عليها للحفاظ على سلامة القيود ودفتر الأستاذ؛ يجب أولاً إلغاء وحذف سندات القبض المرتبطة قبل التمكن من حذف الفاتورة.