1. ما هي منظومة اعتمادات المبيعات؟
تضمن منظومة اعتمادات المبيعات (Sales Approvals - المسار: admin/sales/setting?group=approval) تطبيق الرقابة المالية والإدارية الصارمة على المعاملات البيعية قبل إرسالها للعملاء أو إصدار القيود المحاسبية لها؛ وتدعم الأنواع الأربعة التالية من المستندات:
- فواتير المبيعات (Invoices): التحقق من الأسعار والخصومات وشروط الدفع قبل الاعتماد النهائي.
- المقايسات وعروض الأسعار (Estimates): مراجعة هوامش الربح والتكاليف قبل تقديم العرض للعميل.
- عروض المقترحات (Proposals): اعتماد النطاق الفني والمالي للمشروعات والعطاءات.
- إشعارات الدائن (Credit Notes): اعتماد تسويات المردودات والخصومات اللاحقة لضبط الإيرادات.
2. مستويات وقواعد التمرير الآلي (Multi-Level Approval Flow)
يتيح النظام بناء مسارات اعتماد متسلسلة متعددة المستويات (Sequential Approval Flow):
- المستوى الأول (Level 1): مراجعة مشرف المبيعات أو رئيس القسم.
- المستوى الثاني (Level 2): اعتماد المدير المالي أو مدير المبيعات.
- المستوى الثالث (Level 3): موافقة المدير العام (للمعاملات التي تتجاوز سقفاً مالياً محدداً).
تحديد نوع المستند والشرط المالي
اختر نوع المعاملة المراد تقييدها بالاعتماد، مع إمكانية وضع شرط الحد الأدنى للمبلغ (مثال: طلب الموافقة فقط للفواتير التي تتجاوز 50,000 ر.س).
تحديد المفوضين بالاعتماد لكل مستوى
يمكن تعيين المعتمدين بالاسم المباشر لموظف محدد (Specific Staff)، أو بحسب الدور الوظيفي (Role)، أو رئيس القسم (Department Head)، أو المدير المباشر لصاحب الطلب.
3. دورة حياة المستند وحالات الاعتماد
يمر المستند الخاضع لمسار موافقة بالمراحل التالية:
- مسودة (Draft): تم إنشاء المستند ولكن لم يُرسل لطلب الاعتماد بعد.
- قيد انتظار الموافقة (Pending Approval): تم إرسال الطلب، ويصل إشعار فوري للمفوضين في المستوى الحالي، ويتم حظر إرسال المستند للعميل أو إصدار سندات قبض عليه مؤقتاً.
- معتمد (Approved): اكتملت كافة مستويات الموافقة، ويتم وضع الختم الرقمي للاعتماد ويصبح المستند جاهزاً للإرسال والتنفيذ.
- مرفوض (Rejected): رفض أحد المفوضين الطلب مع تسجيل سبب الرفض وملاحظات التعديل المطلوبة في سجل التدقيق.
4. قفل المستندات المعتمدة وصلاحيات التعديل الاستثنائية
قفل الأمان المحاسبي (Approved Records Lock)
بمجرد اعتماد أي مستند مبيعات نهائياً، يقوم النظام بقفل بنوده وأسعاره وخصوماته تلقائياً لمنع أي تلاعب غير مصرح به؛ ولا يمكن تعديل أي مستند معتمد إلا للمستخدمين الذين يمتلكون الصلاحية الإدارية الخاصة sales_approved_records حصراً.