1. ما هو إشعار الدائن ومتى يُستخدم؟
إشعار الدائن (Credit Note - المسار: admin/sales/credit_notes) هو مستند محاسبي رسمي يصدر لصالح العميل لإثبات تخفيض مديونيته أو منحه رصيداً دائناً؛ ويُستخدم في الحالات التالية:
- مردودات المبيعات: إرجاع العميل لبضاعة أو إلغاء جزء من الخدمة بعد إصدار الفاتورة الضريبية.
- الخصومات والتسويات اللاحقة: تقديم خصم تشجيعي أو تسوية فروقات أسعار حدثت بعد الفوترة.
- تصحيح الأخطاء المحاسبية: تعديل مبالغ الفواتير الصادرة دون الحاجة لإلغاء الفاتورة الأصلية بالكامل.
2. حالات الإشعار الدائن
- مفتوح (Open): إشعار دائن ساري ويحتوي على رصيد متبقٍ متاح لتطبيقه على فواتير أو استرداده نقداً.
- مغلق (Closed): تم تطبيق كامل قيمة الإشعار الدائن على فواتير العميل المستحقة أو تم استرداده بالكامل (الرصيد المتبقي = 0).
- ملغي (Void): إشعار دائن تم إبطاله محاسبياً ولم يعد متاحاً للاستخدام.
3. طرق إصدار إشعار دائن جديد
1
إصدار إشعار دائن مباشر من نموذج الإشعارات
من شاشة الإشعارات الدائنة، اضغط على إضافة جديد، وحدد العميل، تاريخ الإشعار، سبب التسوية (Reference)، ثم أضف البنود والكميات ونسب الضرائب المطبقة.
2
إنشاء إشعار دائن مباشرة من الفاتورة الأصلية
من داخل بطاقة معاينة أي فاتورة مبيعات، اختر المزيد ← إنشاء إشعار دائن (Credit Note)؛ سيقوم النظام تلقائياً بنسخ كافة بيانات العميل والبنود والضرائب لتسريع العملية.
4. تطبيق الرصيد الدائن على الفواتير وصرف المبالغ المستردة (Refunds)
عند فتح بطاقة الإشعار الدائن، يوفر النظام مسارين لتسوية الرصيد:
أ) تطبيق الرصيد على الفواتير المفتوحة (Apply Credits)
- الضغط على زر تطبيق الأرصدة (Apply Credits) لاستعراض قائمة الفواتير غير المدفوعة للعميل.
- تحديد المبلغ المراد خصمه من كل فاتورة وتأكيد الخصم؛ مما يقلل رصيد الفاتورة المستحق فورياً بدون حركة نقدية في الخزينة.
ب) صرف استرداد نقدي / بنكي (Refund)
- في حال رغبة العميل في استرجاع المبلغ نقداً، اضغط على زر استرداد المبلغ (Refund).
- حدد الحساب البنكي أو الخزينة المنصرف منها، وتاريخ الصرف، والمبلغ المسترد؛ ليقوم النظام بتسجيل قيد الصرف وأرشفة سجل الاسترداد بالكامل.
قواعد الأمان والرقابة المحاسبية
عكس التسويات: يتيح النظام حذف التسويات المطبقة على الفواتير أو حذف عمليات الاسترداد لإعادة فتح الرصيد الدائن في حال حدوث خطأ إداري، مع التحديث الفوري لحالات الفواتير المرتبطة في دفتر الأستاذ.