1. نظرة عامة ومؤشرات أداء العقود (KPIs)
تُعد شاشة عقود المبيعات (المسار: admin/sales/contracts) المنصة المركزية لتنظيم وتوثيق الاتفاقيات القانونية والمالية مع العملاء؛ وتتضمن شريط مؤشرات فوري:
- عقود نشطة (Active Contracts): عقود سارية وموقعة وضمن النطاق الزمني المحدد.
- عقود شارفت على الانتهاء (Expiring Soon): عقود متبقٍ على نهايتها أقل من 30 يوماً وتتطلب التواصل للتجديد.
- عقود منتهية الصلاحية (Expired): عقود تجاوزت تاريخ الانتهاء وتوقفت التزاماتها.
- عقود مضافة حديثاً (Recently Added): العقود التي تم إنشاؤها خلال الفترة الحالية.
2. خطوات إنشاء وصياغة عقد جديد
تحديد العميل ونوع العقد
حدد العميل المرتبط بالاتفاقية، واختر نوع العقد (Contract Type) مثل: عقد توريد، عقد صيانة ودعم فني، عقد استشارات، أو عقد إيجار.
القيمة المالية وتواريخ السريان
أدخل موضوع العقد (Subject)، القيمة الإجمالية (Contract Value)، تاريخ بدء السريان وتاريخ الانتهاء، مع خيار ترك تاريخ الانتهاء مفتوحاً للعقود الدائمة.
صياغة نص وبنود العقد القانونية
استخدم محرر النصوص المتقدم لإدراج نصوص الاتفاقية مع إمكانية استخدام الحقول الديناميكية (Merge Fields) لإدراج اسم العميل والتاريخ والقيمة تلقائياً.
3. التجديد التلقائي والأرشفة التاريخية (Contract Renewals)
عند اقتراب انتهاء مدة العقد، يوفر النظام آلية تجديد سلسة تضمن استمرارية الأعمال دون فقدان البيانات السابقة:
- نافذة تجديد العقد (Renew Modal): تتيح تمديد تاريخ البداية والنهاية وتحديث قيمة العقد في حال تغيرت بنود التسعير.
- سجل التجديدات التاريخي (Renewals History): يقوم النظام بأرشفة كافة فترات التجديد السابقة والقيم القديمة في تبويب مستقل داخل بطاقة العقد للمطابقة المحاسبية.
- التراجع عن التجديد: إمكانية حذف آخر عملية تجديد واستعادة التواريخ والقيمة السابقة في حال حدوث خطأ إداري.
4. التبويبات الملحقة والإجراءات التفاعلية
تتضمن بطاقة العقد مجموعة من التبويبات المتكاملة لإدارة دورة العمل:
- المرفقات (Attachments): رفع نسخ العقود الموقعة والمستندات الرسمية مع خيار التحكم بظهور المرفق في بوابة العميل (Visible to Customer).
- التعليقات والمناقشات (Comments): سجل محادثات وتدوين الملاحظات الإدارية بين فريق العمل.
- المهام المرتبطة (Tasks): إنشاء ومتابعة المهام التنفيذية والزيارات الفنية المرتبطة بالعقد وتعيينها للموظفين.
- التوقيع الرقمي (Digital Signature): تسجيل اعتماد العميل أو الإدارة وتوثيقه إلكترونياً.
- التصدير والإرسال: تحميل العقد بصيغة PDF مهنية وإرساله للعميل بالبريد الإلكتروني بضغطة زر.
قواعد الصلاحيات ورؤية العقود
صلاحيات الموظفين: تخضع العقود لصلاحية contracts (View Global / View Own / Create / Edit / Delete)؛ والموظف المقيد بـ View Own يستعرض فقط العقود التي تم إنشاؤها بواسطته أو المسندة لعملائه.