1. نظرة عامة ومؤشرات أداء المقايسات (KPIs)
تُعد شاشة المقايسات (المسار: admin/sales/estimates) الواجهة المركزية لإصدار ومتابعة عروض الأسعار المقدمة للعملاء؛ وتتضمن شريط مؤشرات فوري يوضح الحالات الخمس للمقايسات:
- مسودة (Draft): مقايسة قيد الإعداد والمراجعة الداخلية ولم تُرسل للعميل بعد.
- أرسلت (Sent): تم إرسال المقايسة بالبريد الإلكتروني للعميل وفي انتظار قراره.
- مقبولة (Accepted): وافق العميل على عرض السعر وقام بالتوقيع أو التأكيد، وجاهزة للتحويل إلى فاتورة.
- مرفوضة (Declined): رفض العميل عرض السعر المقدم.
- منتهية الصلاحية (Expired): تجاوزت تاريخ الصلاحية المحدد (Open Till Date) دون رد من العميل.
2. مسار كانبان التفاعلي (Estimates Pipeline)
يتيح النظام التبديل بنقرة زر واحدة بين عرض الجدول و مسار كانبان (Pipeline)، مما يمكن مسؤولي المبيعات من:
- استعراض بطاقات المقايسات مصنفة بأعمدة حسب الحالات مع إجمالي مبالغ كل عمود.
- تحديث حالة المقايسة فورياً عن طريق السحب والإفلات (Drag & Drop) من عمود لآخر.
- البحث والفرز السريع حسب العميل، تاريخ الانتهاء، ومسؤول المبيعات المسؤول.
3. خطوات إنشاء مقايسة جديدة
تحديد العميل والمشروع
اختر العميل من القائمة لتحميل عناوينه المسجلة وعملته الافتراضية، مع إمكانية ربط المقايسة بمشروع محدد أو كتابة رقم مرجعي (Reference Number).
تواريخ الإصدار وصلاحية العرض
حدد تاريخ المقايسة وتاريخ انتهاء الصلاحية (Open Till)، وتعيين موظف المبيعات المسؤول والوسوم التمييزية.
إدراج البنود والأسعار والضرائب
اختر الأصناف والخدمات، الكميات، سعر الوحدة، والضرائب (مثل ضريبة القيمة المضافة 15%)، ونسبة أو قيمة الخصم لكل بند.
الخصم العام والشروط والأحكام
حدد نوع الخصم العام (قبل/بعد الضريبة)، وأضف الشروط والمواصفات وملاحظات العميل، ثم اضغط على حفظ وإرسال.
4. إجراءات المقايسة والتحويل الفوري لفاتورة
من داخل بطاقة معاينة المقايسة (المسار: admin/sales/estimates/list_estimates/{id})، تتوفر الخيارات التشغيلية التالية:
- التحويل إلى فاتورة مبيعات (Convert to Invoice): ينقل النظام كافة البنود والكميات والأسعار والخصومات والضرائب إلى فاتورة مبيعات جديدة فورياً برقم مسلسل جديد مع ربطها بمرجع المقايسة.
- الإرسال بالبريد الإلكتروني (Send Email): إرسال المقايسة مع مرفق PDF ورابط للمعاينة المباشرة والتوقيع الإلكتروني.
- التوقيع والقبول الإلكتروني (Digital Signature): يتيح لبوابة العميل قبول المقايسة وتوقيعها رقمياً مع تسجيل اسم الموقع، البريد، وعنوان IP وتاريخ التوقيع بدقة.
- النسخ والتكرار (Copy/Duplicate): إنشاء مقايسة جديدة مطابقة لتوفير وقت إعادة كتابة البنود لعملاء آخرين.
- سجل التدقيق والملاحظات: تتبع تواريخ الفتح والاطلاع (Viewed Tracking)، وإضافة تذكيرات للمتابعة وملاحظات فريق المبيعات.
قواعد الصلاحيات وقفل المقايسات
صلاحيات الموظفين: تخضع المقايسات لصلاحية estimates (View Global / View Own / Create / Edit / Delete)؛ والموظف المقيد بـ View Own يستعرض المقايسات المسندة إليه فقط. عند قبول المقايسة وتحويلها لفاتورة، يتم قفل بنودها لحماية سلامة الدورة المستندية.