1. مفهوم مدفوعات الموردين ودورات السداد
تُتيح منظومة مدفوعات الموردين توثيق كافة التدفقات النقدية الخارجة لسداد التزامات المشتريات؛ وتدعم دورة العمل مسارين رئيسيين:
- سداد فاتورة مشتريات (Invoice Settlement): سداد كلي أو جزئي لفاتورة مشتريات معتمدة ومرحلة.
- دفعة مقدمة على أمر شراء (Advance Payment on PO): صرف دفعة تعاقدية مقدمة للمورد مرتبطة برقم الـ PO قبل استلام البضاعة أو الفاتورة.
2. خطوات تسجيل سند الصرف والدفع
1
تحديد قيمة السداد والتاريخ
إدخال المبلغ المراد سداده (Amount)، وتاريخ السداد الفعلي (Payment Date) مع الرقابة التلقائية لمنع تجاوز الرصيد المتبقي.
2
طريقة الدفع والحساب المالي
اختيار طريقة الدفع (نقداً، تحويل بنكي، شيك مصرفي، أو بطاقة ائتمانية)، واختيار الخزينة أو الحساب البنكي المصدر.
3
رقم المعاملة والمرفقات
تسجيل رقم التحويل البنكي أو رقم الشيك (Transaction ID)، إرفاق إيصال التحويل، وتوليد سند الصرف بصيغة PDF فورياً.
3. التأثير المحاسبي وتحديث كشف الحساب
- القيود المحاسبية التلقائية: يُنشئ النظام قيد يومية فوري (مدين: حساب المورد / دائن: حساب الخزينة أو البنك).
- تحديث حالة الفاتورة وأمر الشراء: تتغير حالة الفاتورة تلقائياً إلى "مدفوعة جزئياً" أو "مدفوعة بالكامل"، وتنعكس على مؤشرات الـ PO.
- حماية منع السداد الزائد (Overpayment Protection): يمنع النظام تسجيل مبالغ تتجاوز القيمة المتبقية للفاتورة.