1. المستندات المشمولة بمسارات الاعتماد
يدعم موديول المشتريات في بروفيجن ERP تطبيق دورات اعتماد مستقلة لكل نوع مستند من المسار admin/purchase/setting?group=approval:
- طلبات الشراء والاحتياج الداخلي (Purchase Request): اعتماد مديري الأقسام والمشاريع قبل الشروع في التسعير.
- عروض أسعار الموردين (Quotations & RFQ): اعتماد العرض المالي الفائز ومقارنة الأسعار.
- أوامر الشراء الرسمية (Purchase Orders): اعتماد مديري المشتريات والإدارة المالية قبل إرسال أمر التوريد للمورد.
- فواتير المشتريات (Purchase Invoices): اعتماد الحسابات ومطابقة الفواتير مع أذون الاستلام قبل الصرف.
2. قواعد التعيين والمستويات المتتابعة
1
المستويات المتسلسلة (Multi-Level Workflow)
إمكانية تعريف مستويات متعددة (المستوى 1، المستوى 2، المستوى 3...)؛ بحيث لا ينتقل المستند للمستوى التالي إلا بعد موافقة المستوى السابق.
2
طرق تحديد المفوضين بالاعتماد
تحديد المفوضين إما بالاسم لموظفين محددين (Specific Staff)، مديري الأقسام المعنية (Department Managers)، أو حسب الأدوار والصلاحيات الوظيفية (Roles).
3
التوقيع الرقمي وقفل السجلات
تسجيل ختم وتوقيع كل معتمد مع التاريخ والوقت، وقفل بنود المستند آلياً بمجرد صدور الاعتماد النهائي.
3. معالجة حالات الرفض والملاحظات
- تسجيل سبب الرفض إجبارياً: عند رفض المستند، يُلزم النظام المعتمد بتسجيل أسباب وملاحظات الرفض لتوجيه المنشئ لإجراء التعديلات المطلوبة.
- إعادة التقديم (Resubmission): إمكانية تعديل المستند وإعادة تمريره في مسار الاعتماد من البداية.