شاشة إدارة فواتير المشتريات في بروفيجن ERP
الشكل 1: سجل فواتير المشتريات، مؤشرات حالات السداد، الضرائب، والمبالغ المستحقة للموردين.

1. مفهوم فاتورة المشتريات ودورها المالي

تُمثل فاتورة المشتريات (المسار: admin/purchase/invoices) المستند المحاسبي الرسمي لإثبات استحقاق المورد للقيم المالية للبضائع أو الخدمات الموردة؛ وتتيح الشاشة متابعة حالات الفواتير:

  • غير مدفوعة (Unpaid): فاتورة معتمدة ومرحلة محاسبياً في انتظار السداد.
  • مدفوعة جزئياً (Partially Paid): تم سداد جزء من قيمة الفاتورة ومتبقي رصيد مستحق.
  • مدفوعة بالكامل (Paid): تم سداد كامل قيمة الفاتورة وإقفال المطالبة.
  • متأخرة السداد (Overdue): تجاوز تاريخ استحقاق الفاتورة التاريخ المحدد للدفع.
نموذج إنشاء فاتورة مشتريات جديدة في بروفيجن ERP
الشكل 2: نموذج تحرير فاتورة الشراء، تحديد المورد، رقم فاتورة المورد، البنود والضرائب.

2. خطوات إنشاء وتسجيل فاتورة المشتريات

1

تحديد المورد والمرجع

اختيار المورد من قائمة الموردين، وإدخال رقم فاتورة المورد الأصلية (Vendor Invoice Number)، وتاريخ الإصدار، وتاريخ الاستحقاق (Due Date).

2

استدعاء أمر الشراء (PO) أو الإدخال المباشر

يمكن استدعاء بنود أمر الشراء المعتمد آلياً أو إدخال بنود مشتريات مباشرة وتحديد المشروع أو مركز التكلفة المرتبط.

3

جدول الأصناف والضرائب وضريبة المدخلات

مراجعة الكميات المفوترة، أسعار الشراء، الخصومات، وحساب ضريبة القيمة المضافة (Input VAT) بدقة تمهيداً للإقرار الضريبي.

بطاقة معاينة فاتورة الشراء وسجل السدادات في بروفيجن ERP
الشكل 3: بطاقة تفاصيل فاتورة المشتريات، كشف المدفوعات المسجلة، وإمكانية إضافة دفعة سداد جديدة.

3. آلية المطابقة الثلاثية (3-Way Matching)

يطبق النظام رقابة صارمة عبر مطابقة 3 أركان رئيسية قبل اعتماد وصرف الفاتورة:

  1. أمر الشراء (Purchase Order): مطابقة الأسعار والكميات والشروط المعتمدة.
  2. إذن الاستلام المخزني (Goods Receipt): مطابقة الكميات المستلمة فعلياً في المستودع والمفحوصة فنياً.
  3. فاتورة المورد (Vendor Invoice): مطابقة المبالغ والضرائب المطالب بها من المورد لمنع أي فوترة زائدة أو مكررة.

4. سداد الفواتير وإشعارات المدين (Payments & Debit Notes)

  • تسجيل سند صرف وسداد (Record Payment): بالضغط على خيار إضافة دفعة، يتيح النظام سداد الفاتورة كلياً أو جزئياً من خزينة أو حساب بنكي وتوليد سند الصرف آلياً.
  • إصدار إشعار مدين (Create Debit Note): في حال وجود مردودات مشتريات أو فروق أسعار، يمكن إنشاء إشعار مدين مرتبط بالفاتورة لخصم القيمة من مستحقات المورد.

قواعد الصلاحيات وقفل السجلات

صلاحيات فواتير المشتريات: تخضع لصلاحية purchase_invoices (View Global / View Own / Create / Edit / Delete)؛ والفواتير المعتمدة والمرحلة محاسبياً تُقفل آلياً ولا يمكن تعديل بنودها إلا عبر القيود العكسية أو إشعارات المدين.

المقال السابق ← أوامر الشراء والتوريد (Purchase Orders)