1. ما هو طلب الشراء الداخلي (Purchase Request)؟
يُعد طلب الشراء (المسار: admin/purchase/purchase_request) المستند المبدئي الذي يتم من خلاله حصر متطلبات المواد والخدمات من مهندسي المشروعات أو مديري الأقسام الإدارية، وتوثيق سبب الشراء والتاريخ المطلوب للتسليم قبل توجيه الطلب لإدارة المشتريات للتسعير والتنفيذ.
2. خطوات إنشاء وتعبئة طلب الشراء
بيانات مقدم الطلب والوجهة
تحديد اسم الموظف مقدم الطلب (Requester)، القسم الإداري (Department)، المشروع المرتبط (Project)، والتاريخ المطلوب لتسليم المواد (Required Date).
جدول بنود المواد والكميات
إدراج الأصناف المطلوبة من دليل المواد، تحديد الكميات (Quantity)، وحدات القياس (Units)، والأسعار التقديرية (Estimated Prices) لتقدير الميزانية.
المرفقات والملاحظات الفنية
إرفاق المواصفات الفنية، رسومات المخططات، والمذكرات التبريرية للشراء قبل الإرسال للاعتماد.
3. دورة الاعتماد والموافقات (PR Approval Workflow)
يمر طلب الشراء بمسار الاعتماد المبرمج في النظام وفق الحالات التالية:
- مسودة (Draft): قيد التعديل بواسطة المنشئ ولم يُرسل للاعتماد بعد.
- قيد انتظار الاعتماد (Not Yet Approved / Pending): تم إرسال الطلب، ويصل إشعار فوري للمفوضين في المستوى الأول.
- معتمد (Approved): تمت الموافقة على الطلب وأصبح جاهزاً للتسعير والتحويل لأمر شراء.
- مرفوض (Rejected): تم رفض الطلب مع تسجيل أسباب الرفض وملاحظات التعديل.
4. إجراءات ما بعد الاعتماد والتحويل (Conversions)
- إنشاء طلب تسعير للموردين (Request for Quotation): إرسال بنود الطلب آلياً إلى قائمة من الموردين لطلب عروض أسعارهم.
- مقارنة عروض الأسعار (Compare Quotes): فتح شاشة المقارنة المتعددة (
compare_quote_pur_request) للمفاضلة بين الموردين. - التحويل المباشر لأمر شراء (Convert to PO): بالضغط على زر
coppy_pur_request_for_poيقوم النظام بنسخ كافة البنود والكميات إلى أمر شراء رسمي جديد وتغيير حالة طلب الشراء.
قواعد الصلاحيات وقفل السجلات
صلاحيات طلبات الشراء: تخضع لصلاحية purchase_request (View Global / View Own / Create / Edit / Delete)؛ والموظف المقيد بـ View Own يستعرض فقط طلبات الشراء التي أنشأها بنفسه؛ وبمجرد اعتماد الطلب تُقفل بنوده آلياً لمنع أي تعديل لاحق.