أوامر الشراء والتوريد والاستلام المخزني (Purchase Orders - PO)

1. مفهوم أوامر الشراء (Purchase Orders) ومؤشرات الأداء

يُعد أمر الشراء (المسار: admin/purchase/purchase_order) المستند القانوني والتعاقدي الملزم الصادر من المنشأة للمورد لتوريد بضائع أو تقديم خدمات بأسعار وشروط تسليم محددة؛ وتتضمن الشاشة شريط مؤشرات فوري:

• حالة الاعتماد الإداري: مسودة (Draft)، قيد انتظار الاعتماد (Pending)، معتمد (Approved)، أو ملغي (Cancelled).
• حالة التوريد والاستلام (Delivery Status): لم يتم الاستلام (Not Delivered)، استلام جزئي (Partially Delivered)، أو مكتمل التوريد (Delivered).
• حالة السداد والمدفوعات (Payment Status): غير مدفوع (Unpaid)، مدفوع جزئياً (Partially Paid)، أو مدفوع بالكامل (Paid).

2. خطوات إنشاء أمر شراء جديد

3. التكامل المخزني والاستلام (Goods Receipt Workflow)

يرتبط أمر الشراء عضوياً بموديول المستودعات والمخزون (Warehouse Module) عبر دورة استلام محكمة تضمن الآتي:

• إنشاء إذن استلام بضاعة مخزني (Goods Receipt): بمجرد وصول البضاعة للمستودع، يقوم أمين المخزن بإنشاء إذن استلام مرتبط برقم الـ PO.
• الاستلام الجزئي (Partial Receipt): يدعم النظام استلام الشحنات على دفعات متعددة؛ ويقوم تلقائياً بحساب الكمية المستلمة والكمية المتبقية (Remaining Quantity).
• حماية منع الاستلام الزائد (Over-Receipt Protection): يمنع النظام استلام كميات تتجاوز الكمية المحددة في أمر الشراء إلا بموافقة إدارية استثنائية.
• التأثير المخزني والتسعيري الفوري: عند اعتماد إذن الاستلام، يتم زيادة رصيد المستودع تلقائياً وتحديث متوسط التكلفة المرجح للصنف (Weighted Average Cost - WAC).
• التحديث التلقائي لحالة أمر الشراء: تتغير حالة التوريد في أمر الشراء آلياً إلى "مستلم جزئياً" ثم "مكتمل التوريد" بمجرد إتمام استلام كافة البنود.

4. الفوترة وسداد الموردين (Invoicing & Payments)

• التحويل إلى فاتورة مشتريات (Convert to Purchase Invoice): بالضغط على خيار تحويل، يتم إنشاء فاتورة مشتريات مطابقة لبنود أمر الشراء والكميات المستلمة فعلياً (3-Way Matching).
• تسجيل الدفعات وسندات الصرف المباشرة (Payments on PO): يتيح النظام تسجيل دفعات مقدمة (Advance Payments) أو دفعات مرحلية على أمر الشراء مباشرة وتوليد سند الصرف وتحديث رصيد المورد.
• قفل السجلات المعتمدة: بمجرد اعتماد أمر الشراء نهائياً، تُقفل البنود والأسعار آلياً لمنع التلاعب.