1. مفهوم جهات الاتصال المتعددة
يتيح نظام بروفيجن ERP ربط عدة جهات اتصال وأشخاص مفوضين بكل منشأة أو شركة (مثل: المدير العام، المدير المالي، مسؤول المشتريات، ومدير الموقع). لكل شخص مفوض ملف مستقل وبيانات اعتماد تمكنه من الدخول إلى بوابة العميل/المورد الخارجية بحسب الصلاحيات الممنوحة له.
2. تفصيل حقول نافذة إضافة / تعديل جهة اتصال
تنقسم نافذة جهة الاتصال إلى ثلاثة تبويبات رئيسية:
1
تبويب بيانات جهة الاتصال (Contact Details)
- الصورة الشخصية (Profile Image): إمكانية رفع صورة شخصية للمفوض تظهر في البوابة والمراسلات.
- الاسم الأول واسم العائلة (First & Last Name): حقول إلزامية لتحديد هوية الشخص.
- المسمى الوظيفي (Position / Title): تحديد الدور الوظيفي للشخص في شركته (مثل: المدير المالي).
- البريد الإلكتروني (Email Address): حقل فريد يُستخدم كاسم مستخدم لتسجيل الدخول إلى البوابة واستلام التنبيهات.
- رقم الهاتف (Phone Number): رقم الجوال مع كود الدولة الدولي لاستلام رسائل SMS والاتصال المباشر.
- اتجاه المستندات (Direction): تحديد اتجاه قراءة الفواتير والمستندات (RTL للغة العربية أو LTR للغات اللاتينية).
2
تبويب الدخول للبوابة (Portal Access)
- كلمة المرور (Password): تعيين كلمة مرور يدوية أو استخدام زر التوليد الآمن العشوائي لإنشاء كلمة مرور معقدة.
- إظهار كلمة المرور: زر المعاينة للتحقق من كلمة المرور قبل الحفظ.
- تاريخ آخر تغيير: يعرض النظام توقيت آخر تعديل لكلمة المرور لمتابعة الأمان.
- جهة الاتصال الأساسية (Primary Contact): تفعيل هذا الخيار يجعل الشخص هو المفوض الرئيسي للشركة.
- إرسال بريد الترحيب: خيار عدم إرسال بريد ترحيبي تلقائي في حال الرغبة في تجهيز الحساب أولاً.
- إرسال رابط تعيين كلمة المرور: إرسال رابط آمن عبر البريد لتمكين المفوض من تعيين كلمة مروره بنفسه.
3
تبويب الصلاحيات والإشعارات (Permissions & Notifications)
تحديد ما يحق لجهة الاتصال الوصول إليه داخل البوابة الإلكترونية بشكل دقيق:
- صلاحيات العملاء: الفواتير (Invoices)، التقديرات (Estimates)، العقود (Contracts)، عروض الأسعار (Proposals)، تذاكر الدعم (Tickets)، والمشروعات (Projects).
- صلاحيات الموردين: عروض أسعار الشراء (Purchase Quotes)، أوامر الشراء (Purchase Orders)، وفواتير التوريد (Purchase Invoices).
- قنوات الإشعارات (Email / SMS): تفعيل استلام تنبيهات فورية عند إصدار فاتورة جديدة، إشعار سداد، تحديث تذكرة دعم، أو إسناد مهمة.
3. قواعد وضوابط جهة الاتصال الأساسية (Primary Contact)
- لكل عميل أو مورد جهة اتصال أساسية واحدة فقط في نفس الوقت.
- يتم اعتماد بيانات جهة الاتصال الأساسية (الاسم، البريد، والهاتف) تلقائياً في الترويسات الرسمية للفواتير وعروض الأسعار.
- قيد الحماية: لا يمكن إلغاء تحديد خيار (جهة الاتصال الأساسية) إذا كان هو المفوض الوحيد؛ ولتغييره يجب تعيين مفوض آخر كأساسي أولاً.
4. تفعيل وتعطيل جهة الاتصال والأمان
يمكن للمسؤول الإداري في أي وقت:
- تعطيل المفوض: إيقاف قدرة الشخص على الدخول للبوابة فوراً مع بقاء كافة سجلاته التاريخية سليمة.
- تحديث البريد مع ربط العروض: عند تعديل البريد الإلكتروني لمفوض مرتبط بعروض أسعار جارية، يطالب النظام تلقائياً بتحديث البريد في كافة المقترحات المفتوحة لضمان استمرارية التواصل.
دليل جهات الاتصال العام (All Contacts Directory):
يمكنك استعراض وبحث كافة جهات الاتصال لجميع العملاء والموردين في شاشة واحدة من خلال الرابط:
admin/main_data/clients/all_contacts، مما يوفر وصولاً سريعاً لبيانات الاتصال دون الحاجة لفتح كل منشأة على حدة.